ارسال امن اسناد و مکاتبات حساس

دستیابی به اطلاعات حساس و خصوصی که در اسناد مالی و مکاتبات شما وجود دارند، رویای دزدان هویت است. نام ها، آدرس ها، شماره های کارت ملی و شناسنامه، اطلاعات بانکی و غیره . اینها حساس ترین اطلاعاتی است که بیشتر ما اکثر اوقات در از طریق ایمیل برای همکاران، شرکا یا وکیل مان می فرستیم. اما حداقل کاری که می توانیم انجام دهیم انجام چندین مرحله برای اطمینان از امنیت اطلاعات است. پس چگونه این امنیت را حفظ کنیم؟ شما گزینه های زیادی در اختیار دارید که چند نمونه از آنها را در ادامه مطلب ذکر می کنیم

تحویل حضوری
در عصر دیجیتال این گزینه خوشایندی نیست. اما مطمئنا برای امنیت بیشتر، هیچ چیز بهتر از حمل کردن آن در کیف دستی و تحویل حضوری آن نیست.
نکته ای که وجود دارد این است که هیچ روش انتقال امن تری به جز تحویل دادن اسناد به صورت دستی وجود ندارد. شما می توانید آنها را به صورت کاغذی تحویل دهید. یا تبدیل به فایل های دیجیتالی کنید و تحویل دهید. مثلا اسناد را اسکن کنید و بر روی یک سی دی بریزید و یا حتی بهتر اینکه روی یک فلش درایو دارای رمزعبور کپی کنید.
نکته مهم این است که در این روش هیچ شخص یا پیغام بر واسطی در انتقال وجود ندارد. هیچ واسطی بین شما و وکیل یا همکارتان وجود ندارد که به خاطر آن داده های حساس شما فاش شود.

جایگزین های دیجیتالی
اگر به دلایلی امکان تحویل حضوری برای شما وجود ندارد و می خواهید اطلاعات تان را از طریق اینترنت بفرستید، راههایی وجود دارد که این انتقال را ایمن کنید.این چند نکته را به خاطر بسپارید:
 • اسناد مهم خود را از طریق ایمیل نفرستید. ایمیل ممکن است خصوصی به نظر برسد، اما حتی اگر از حساب ایمیلی استفاده می کنید که فایل های پیوست را از طریق اتصال امن HTTPS ارسال می کند مانند (جی میل)، باز هم شما هیچ گونه کنترلی بر روی سرور گیرنده ایمیل (دوست، همکار یا وکیل) ندارید و ممکن است فایل های شما را با یک اتصال بدون رمزگذاری (HTTP) دانلود کنند. مثلا فرض کنید این کار را از طریق شبکه Wi-Fi عمومی اداره یا هتل انجام دهند. در این صورت همه چیز نا امن می شود.

• اگر می خواهید به صورت دیجیتالی اسنادتان را بفرستید، باید آن ها را رمزگذاری کنید. با استفاده ازابزاری مثل سون زیپ می توانید یک فایل فشرده با رمزعبور بسازید. (با شیوه رمزنگاری فوق قوی AES-256). ولی باز هم باید رمزعبور را به شخصی که فایل را برایش می فرستید، بدهید، که این کار را هم نباید از طریق ایمیل انجام دهید. مثلا تلفن یا اس ام اس گزینه نسبتا مناسبی برای ارسال رمز (بدون اشاره به کاربرد و محل استفاده آن) است.

• اسناد خود را با استفاده از یک سرویس اشتراک گذاری فایل رمزدار به اشتراک بگذارید. بسیاری از سرویس های اشتراک فایل ابزارهای رمزگذاری را ارائه می کنند. یکی از آنها Dropbox  است. فرض کنید شما و وکیل تان یک فولدر Dropbox را به اشتراک می گذارید. هر آنچه که شما در این پوشه قرار دهید، به صورت رمزنگاری شده به سرور و از آنجا به فولدر وکیل انتقال می یابد. (یک استثنای قابل توجه : اگر هر کرام از شما از طریق یک برنامه Dropbox موبایل، به فایل ها دسترسی پیدا کنید، نام فایل ها بدون رمزنگاری منتقل می شود. در صورتی که نام فایل ها حاوی اطلاعات حساسی باشند، می تواند مشکل ساز شود) البته نکته مهم این است که با این برنامه شما یک کپی از اسناد مهم خود را بر روی یک سرور دیگر دارید، که باید به آن اطمینان کنید. می توانید به جای این کار فایل ها را در فولدر عمومی یا پابلیک dropbox خود قرار دهید و لینک آن را برای شخص مورد نظر بفرستید. فراموش نکنید که در لینکی که می فرستید یک s در انتهای HTTP قرار دهید و به محض اینکه دانلود فایل ها انجام شد، آن را از فولدرتان حذف کنید. این روش نیز ضعف هایی دارد اما باز هم بسیار ایمن است.

لیست ملاحظاتی که در بالا ذکر شد گزینه های انتقال دیجیتال شما را از بین نمی برد، اما باعث می شود هر زمان که خواستید نقل وانتقال و تحویل اسناد خود را با یک روش دیجیتال انجام دهید، یک زنگ هشدار برای شما به صدا در اید. این به این معنا نیست که به هیچ عنوان نمی توانید اسناد خود را به صورت دیجیتالی و ایمن ارسال کنید. اما اگر می توانید این کار را شخصا و به صورت حضوری انجام دهید بهترین گزینه است.

اگر شما اسناد مالی و مکاتبات مهم خود را بدون رمز از طریق ایمیل ارسال کنید آیا هویت شما دزدیده می شود؟ احتمالا خیر. من مطمئنم افراد زیادی این کار را هر روز انجام می دهند و مشکلی برایشان به وجود نیامده است. اما اگر مسائل امنیتی را آن طور که گفتیم رعایت کنید، خود را در معرض چنین خطراتی قرار نمی دهید. همیشه پیشگیری بهتر از درمان است.

به همبن دلیل است که با وجود گزینه های خوب دیجیتال،
ما باز هم پیشنهاد می کنیم اسناد مهم را به صورت حضوری تحویل دهید.